آموزش مدیریت زمان و تکنیک های آن، همواره برای کارمندان، مدیران و صاحبان کسب و کار ضروری است. در این دنیای شلوغ و پر از هرج و مرج اگر با تکنیک ها و اصول مدیریت زمان آشنا نباشیم، احتمالا نمیتوانیم آن طور که باید از زمان‌مان به صورت بهینه استفاده کنیم. بنابراین اگر میخواهید که با این تکنیک ها و اصول آشنا شوید، تا انتهای این مقاله آموزشی جامع همراه ما باشید و در پایان نیز نظرتان را در قسمت دیدگاه ها برایمان بنویسید.
مدیریت زمان چیست؟
در ابتدای مقاله جامع آموزش مدیریت زمان و تکنیک های آن، به این موضوع میپردازیم که مدیریت زمان دقیقا چیست؟
شاید برای شما هم سؤال پیش بیاید که تعریف مدیریت زمان چیست؟ قبل از آن بگذارید من از شما سؤالی بپرسم. آیا تا الآن به این موضوع فکر کرده‌اید که چطور برخی از افراد همیشه در تکاپو هستند و زمان کم می اورند اما برخی دیگر به‌صورت مؤثر کارهای خود را انجام می‌دهند و مشکلی هم ندارند؟ آیا آنها زمان بیشتری نسبت به دیگران در ۲۴ ساعت شبانه‌روز دارند؟
شاید آنها به‌صورت مؤثرتر و مفیدتری از زمان خود بهره می‌برند؛ بنابراین اگر شما هم میخواهید که جزو گروه دوم باشید تا پایان این مقاله همراه ما باشید.
تعریف مدیریت زمان
مدیریت زمان و تکنیک‌های مدیریت زمان درواقع استفاده مؤثر و مفید از زمان است. ممکن است آسان به نظر برسد اما در عمل احتمالاً سخت‌تر خواهد بود. درواقع مدیریت زمان یعنی بتوانید برای انجام هر کاری که نیاز دارید (مهم‌ترین کارها) زمان داشته باشید بدون اینکه احساس استرس کنید.
برخی فکر می‌کنند که مدیریت زمان و بهره‌وری یعنی اینکه مدام در حال انجام کار باشیم و از این کار به کار دیگری برویم و دائم سرمان شلوغ باشد. درصورتی‌که این موضوع صحیح نیست! مدیریت زمان یعنی اینکه چطور از زمان خود بهترین بهره را ببریم تا مهم‌ترین کارهایمان را بدون استرس انجام بدهیم.
مزایای مدیریت زمان چیست؟
در این قسمت از مقاله جامع آموزش مدیریت زمان و تکنیک های مدیریت زمان به این موضوع میپردازیم که نتیجه مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان و تکنیک‌های مدیریت زمان مزایا و نتیجه زیادی دارد و می‌تواند کیفیت زندگی شما را بالا ببرد. مدیریت زمان به‌خوبی شما را قادر می‌سازد تا کار درست را در زمان مناسب انجام دهید. بیاید برخی از این مزایای مدیریت زمان را با هم مرور کنیم:
مدیریت زمان باعث می‌شود آرامش بیشتری داشته باشید.
بله! تحقیقات نشان می‌دهد که مدیریت زمان باعث کاهش استرس و اضطراب و افزایش آرامش شما شود. شاید شما هم تجربه‌اش را داشته باشید که وقتی بر زندگی‌تان مسلط هستید و کارهای مهمتان را در زمان خودشان انجام می‌دهید، احساس آرامش بیشتری می‌کنید.
بنابراین اگر میخواهید که در این زندگی پر از هیاهو، احساس آرامش بیشتری داشته باشید، یکی از راه‌حل‌ها این است که بر مدیریت زمان، تکنیک‌های مدیریت زمان و برنامه‌ریزی مسلط شوید.
مدیریت زمان باعث می‌شود که احتمال رسیدن به اهدافتان بیشتر شود.
در راه رسیدن به اهداف عوامل مختلفی اثر دارد. یکی از این عوامل مدیریت زمان، تکنیک‌های مدیریت زمان و برنامه‌ریزی است؛ بنابراین اگر تمایل دارید که شانس رسیدن به موفقیت در راه رسیدن به اهدافتان را بیشتر کنید، یکی از عوامل مهم تلسط بر تکنیک‌های مدیریت زمان است.
مدیریت زمان باعث می‌شود حالتان بهتر شود.
همان‌طور که در موردها قبلی نیز گفته شد، مدیریت زمان باعث می‌شود که حال دلتان بهتر شود. اگر در این موضوع شک دارید، کافی است این موضوع را امتحان کنید؛ یعنی مدیریت زمان و تکنیک‌های مدیریت زمان را برای مدتی در زندگی خود به‌صورت صحیح و علمی به کار بگیرید و نتیجه آن را بعد از مدتی ببینید.
مدیریت زمان باعث می‌شود هیچ کار مهمی را از دست ندهید.
یکی از استرس‌هایی که ما همواره در طول زندگی با آن مواجه می‌شویم، این است که نگران هستیم که نکند کار مهمی را فراموش کنیم و از دست بدهیم. با مدیریت زمان صحیح و اصولی و برنامه‌ریزی می‌توانیم احتمال این موضوع را کاهش دهیم؛ بنابراین اگر میخواهید که کارهای مهمتان را در گام اول تشخیص دهید و در گام دوم بتوانید به آنها رسیدگی کنید، یکی از راه‌ها تسلط بر مدیریت زمان و تکنیک‌های آن است.
مدیریت زمان باعث افزایش روحیه و اعتمادبه‌نفس می‌شود.
شاید شما هم موافق باشید که وقتی مهم‌ترین کارهایتان را تشخیص دهید و آنها را در زمان مناسب خودش انجام دهید، باعث می‌شود که اعتمادبه‌نفستان افزایش یابد و حتی فرد محبوب‌تری در خانواده و یا شرکت باشید؛ بنابراین اگر شما هم میخواهید که اعتمادبه‌نفستان افزایش یابد تا انتهای این مقاله همراه ما باشید.
تکنیک‌های مدیریت زمان
همواره بحث یادگیری تکنیک‌های مدیریت زمان از قسمت های مهم آموزش مدیریت زمان بوده است. بنابراین در این قسمت به آموزش این موضوع میپردازیم:
۱. SMART هدف‌گذاری کنید.
یکی از پیش‌نیازهای مهم در مدیریت زمان و آموزش مدیریت زمان، داشتن اهدافی صحیح و مکتوب است. شاید برایتان جالب باشد بدانید درصد خیلی کمی از مردم کل دنیا هدف دارند؛ که از این تعداد درصد کمتری اهداف مکتوب دارند؛ بنابراین مهم است که به‌صورت اصولی و علمی هدف‌گذاری کنید تا در تکنیک‌های مدیریت زمان به مشکل بر نخورید. یکی از تکنیک‌های جالب و مهم برای هدف‌گذاری، تکنیک هدف‌گذاری SMART است.
در این تکنیک، شما باید اهداف خود را به‌گونه‌ای تنظیم کنید که دارای ۵ ویژگی زیر باشد:
- خاص
- قابل‌اندازه‌گیری
- قابل‌دستیابی
- واقع‌بینانه
- زمان‌دار
۱. خاص
هدف شما باید دقیق، مشخص و خاص باشد. شما نباید در این قسمت کلی‌گویی کنید یا از موارد گنگ و مبهم استفاده کنید. برای مثال برخی از افراد میگویند که می‌خواهند موفق یا خوشبخت شوند. این موارد کلی است و شما نباید به این شکل هدف‌گذاری کنید. درواقع باید دقیقا برای خودتان مشخص کنید که به چه چیزی میخواهید دست پیدا کنید.
برای مثال رسیدن به درآمد ماهیانه ۱۰ میلیون تومان از ۳ ماه آینده می‌تواند هدف بهتری نسب به پولدار شدن باشد. البته در این مثال ویژگی‌های دیگر یک هدف مطلوب نیز استفاده‌شده است که در ادامه توضیح داده می‌شود.
۲. قابل‌اندازه‌گیری
هدف شما باید به‌گونه‌ای تعریف شود که یک مقیاس و معیار برای اندازه‌گیری میزان پیشرفت شما در راه رسیدن به هدف وجود داشته باشد. به‌عنوان مثال هیچ‌وقت نباید بگویید که میخواهید مقداری وزن کم کنید یا مقداری درآمدتان افزایش یابد. باید دقیقا بگویید چه مقدار؟ و بدین ترتیب هدف خود را قابل‌اندازه‌گیری کنید.
۳. قابل‌دستیابی
سومین ویژگی هدف شما این است که باید قابل‌دستیابی باشد. شما نمی‌توانید اهدافی را انتخاب کنید که به‌هیچ‌وجه نمی‌شود به آن دست پیدا کرد. برای مثال شما نمی‌توانید هدف بگذارید که اولین انسانی باشید که به کره ماه می‌رود!
۴. واقع بینانه
این ویژگی بسیار مهم است. شما باید هدفی انتخاب کنید که
واقع بینانه باشد؛ یعنی متناسب با شرایط کنونی شما و داشته‌های الآن تان باشد. مهم است که به داشته‌ها و منابع و شرایط الآن‌تان نگاه کنید و به چند پله بالاتر در کوتاه‌مدت و به چندین پله بالاتر از آن در میان‌مدت و بلندمدت فکر کنید.
۵. زمان‌دار
اهداف شما اگر زمان‌دار نباشد، شاید نیمی از راه را نرفته باشید! پس بسیار مهم است که برای اهدافتان ضرب‌الاجل و مهلت سررسید تعریف کنید. بدین ترتیب یک گام به SMART کردن اهدافتان نزدیک‌تر می‌شوید.
نکته مهم: اگر نیازمند اطلاعات بیشتر درزمینه هدف‌گذاری هستید، می‌توانید به مقاله جامع آموزش هدف‌گذاری مراجعه کنید.
۲. با ماتریس آیزنهاور کارهایتان را تقسیم‌بندی کنید.
و اما تکنیک مهم ماتریس آیزنهاور در مقاله جامع آموزش مدیریت زمان.
در ماتریس آیزنهاور ما کارها را به ۴ گروه زیر تقسیم‌بندی می‌کنیم:
- فوری و مهم
- غیر فوری و مهم
- فوری و غیر مهم
- غیر فوری و غیر مهم
اما منظور از کارهای مهم و کارهای فوری چیست؟
کارهای فوری همان‌طور که از نامشان مشخص است کارهایی هستند که فوریت دارند و شما باید نسبت به آنها اقدامی انجام دهید. برای مثال تلفنی که زنگ می‌خورد یا ایمیلی که باید پاسخ دهید و یا جلسه‌ای که باید حتماً در آن شرکت کنید همگی فوری هستند.
کارهای مهم کارهایی هستند که در بلندمدت جزو اهداف و چشم‌انداز شما هستند و به آنها کمک می‌کنند.
هر ربع این ماتریس دقیقاً چه کارهایی را شامل می‌شود؟
ربع اول این ماتریس، یعنی کارهای مهم و فوری، معمولاً کارهای مهمی بوده‌اند که به علت کم‌توجهی ما فوریت پیداکرده‌اند و الآن به یک بحران و مشکل تبدیل‌شده‌اند. بهتر است که این کارها را اول انجام دهیم. احتمالاً ما بیشتر زمان خود را در این ربع می‌گذرانیم؛ اما چاره چیست؟ در ادامه به شما خواهیم گفت.
ربع دوم، کارهایی است که مهم هستند ولی فوری نه. کارهایی که منطبق باارزش‌ها و اهداف بلندمدت ما هستند. همان‌طور که گفته شد اگر ما به کارهای ربع دوم بی‌توجه باشیم، کم‌کم وارد ربع اول می‌شوند؛ بنابراین مهم است که ما نگاه ویژه‌ای نسبت به کارهای ربع دوم داشته باشیم و برای این کارها برنامه‌ریزی داشته باشیم.
ربع سوم کارهایی هستند که فوری می‌بایست انجام شوند اما اهمیتی چندانی برای ما ندارند. بهتر است که انجام این کارها را به شخص دیگری واگذار کنیم.
ربع چهارم کارهایی هستند که نه فوری هستند و نه مهم! درواقع می‌توان گفت که این کارها احتمالاً اتلاف وقت کامل هستند. پس تا می‌توانید از این کارها دوری کنید. بهتر است که این کارها از برنامه خود حذف کنید.
۳. با تکنیک ABCDE کارهایتان را اولویت‌بندی کنید.
در این قسمت از آموزش مدیریت زمان به تکنیک جالب ABCDE میپردازیم. یک روش اولویت‌بندی کارها، اولویت‌بندی به روش ABCDE است. در این روش شما لیست کارها و وظایف خود را یادداشت می‌کنید و سپس بسته به هر کار، جلوی آن یکی از حروف زیر را یادداشت می‌کنید (می‌توانید از حروف انگلیسی ABCDE و یا حروف فارسی الف تا ث استفاده کنید. هر طوری که راحت‌تر هستید عمل کنید.)
الف، کاری است که حتماً باید انجام دهید و اگر انجام بدید یا انجام ندید عواقب جدی برایتان خواهد داشت. در جلوی این کار الف یا A می‌گذارید.
ب، کاری است که بهتر است انجام شوند و اگر انجام دهیم یا ندهیم عواقبی را برای ما در پی خواهد داشت؛ ولی تا زمانی که یک کار الف باقی‌مانده است سراغ کارهایی با اولویت ب نمی‌رویم.
پ، کاری است که خوب است انجام شود اما هیچ‌گونه عواقب مثبت یا منفی ندارد. مثل چک کردن شبکه‌های اجتماعی و ایمیل. جالب است بدانید ۵۰ درصد زمان ما به این کارها اختصاص داده می‌شود.
ت، کاری است که می‌توانید به شخص دیگری واگذار کنید. اگر مدیر هستید و یا تحت هر شرایطی می‌توانید کار را به شخص دیگری واگذار کنید، این کار را انجام دهید تا فضا برای انجام کارها توسط خودتان باز شود.
ث، کاری است که باید آن را حذف کنید.
۴. با قانون ۸۰/۲۰ کارهایتان را اولویت‌بندی کنید.
قانون ۸۰/۲۰ میگوید که ۸۰ درصد نتایج ما حاصل ۲۰ درصد کارهای ما هستند. بنابراین ما باید آن ۲۰ درصد کلیدی را برای خودمان مشخص کنیم و روی آنها تمرکز کنیم.
۵. کار عمیق انجام دهید.
نکته مهم دیگر در آموزش مدیریت زمان و تکنیک‌های مدیریت زمان، بحث کار عمیق است. شما باید بتوانید تا حد ممکن به‌صورت عمیق کار کنید و از کار کردن به‌صورت نیمه‌کاره یا کم‌عمق اجتناب کنید.
کار عمیق اصطلاحی است که توسط کال نیوپورت ساخته‌شده و کتابی نیز در همین زمینه توسط این شخص نوشته‌شده است که از این لینک می‌توانید آن را تهیه و مطالعه کنید.
به‌صورت ساده و خلاصه کار عمیق به فعالیتی گفته می‌شود که در حالت تمرکز کامل و بدون حواس‌پرتی انجام می‌شود. می‌شود گفت که نقطه مقابل کار عمیق، کار کم‌عمق است که با حواس‌پرتی‌های محیطی همراه است.
۶. با تکنیک پومودورو مدیریت زمان انجام دهید.
در این قسمت از آموزش مدیریت زمان و تکنیک‌های مدیریت زمان میرسیم به تکنیک محبوب پومودرور. این تکنیک را بسیار ساده و کاربردی برایتان توضیح می‌دهیم.
طبق این تکنیک شما باید کارهای مربوط به یک روزتان را یادداشت کنید. سپس یک کار را انتخاب می‌کنید. بعد از آن به مدت ۲۵ دقیقه کار می‌کنید که به آن یک پومودورو میگویند. سپس ۵ دقیقه استراحت می‌کنید. این کار را تا ۴ مرتبه ادامه می‌دهید. بعد از ۴ پومودورو، ۱۵ تا ۲۰ دقیقه استراحت می‌کنید. به همین سادگی!
برای انجام تکنیک پومودورو می‌توانید از تایمر گوشی‌تان استفاده کنید و یا از اپلیکیشن های کاربردی در این زمینه کمک بگیرید. تکنیک پومودورو برای کسانی که کارهایشان را به تعویق میندازند و یا نمی‌توانند به‌خوبی تمرکز کنند مناسب است.
در اینجا میخواهیم یک چک‌لیست از مراحل انجام کار داشته باشیم:
- مهم‌ترین کار روزتان را انتخاب کنید.
- تایمر را به مدت ۲۵ دقیقه تنظیم کنید و ۲۵ دقیقه کارکنید.
- بعد از ۲۵ دقیقه، اگر کمتر از ۴ بار است، ۵ دقیقه استراحت کنید و اگر بیشتر از ۴ بار است بین ۱۵ تا ۲۰ دقیقه استراحت کنید.
۷. با تابلو کانبان مدیریت زمان انجام دهید.
کانبان که یک کلمه ژاپنی است به معنای تابلو است. درواقع در این روش ما یک تابلوی دیداری داریم که با کمک آن، کارها و وظایف خود را بهتر انجام می‌دهیم و جلو می‌بریم. این روش در سال ۱۹۴۰ در شرکت تویوتا استفاده شد.
برای استفاده از روش کانبان شما می‌توانید که به شیوه‌های مختلفی عمل کنید. شما می‌توانید تابلوی فیزیکی داشته باشید، یا از بولت ژورنالتان استفاده کنید و یا از یک نرم‌افزار کمک بگیرید.
روش کار به این صورت است که شما بر روی تابلوی‌تان سه ستون رسم می‌کنید: ضروری، در حال انجام و انجام‌شده. سپس باید از کارت‌هایی که هر یک نشان‌دهنده یک کار است استفاده کنید. شما می‌توانید از کارت‌هایی با رنگ‌های مختلف که هریک نشان‌دهنده یک نوع کار است استفاده کنید.
بعد از آن هر یک از کارت‌ها را بسته به اینکه هر کار در چه مرحله‌ای قرار دارد در ستون مربوطه قرار می‌دهید.
۸. چند کاری را متوقف کنید.
یکی از شایعاتی که در زمینه مدیریت زمان و آموزش مدیریت زمان وجود دارد و قبلاً هم کمی به آن پرداختیم، بحث چند کاری است. شاید بپرسید چند کاری یعنی چه؟ چند کاری یعنی سعی کنیم در یک‌لحظه بیش از یک کار را انجام دهیم و جلو ببریم. ازلحاظ تحقیقات علمی این کار اصلاً توصیه نمی‌شود.
ممکن است برخی افراد بگویند که خانم‌ها می‌توانند چند کاری کنند و چند کار را هم‌زمان انجام دهند؛ اما در پاسخ باید بگوییم که حداقل تحقیقات علمی این موضوع را نشان نمی‌دهد. درواقع چه چیزی پشت این چند کاری نهفته است؟
در حقیقت، ما وقتی‌که سعی می‌کنیم چند کاری کنیم، چند کار را هم‌زمان انجام نمی‌دهیم؛ بلکه مدام توجه خود را از یک موضوع و کار به موضوع و کار دیگر معطوف می‌کنیم و این موضوع کاملاً مخالف با تمرکز و تک کاری است.
بنابراین یکی دیگر از قول‌هایی که ما باید به خودمان بدهیم این است که از امروز تصمیم بگیریم چند کاری را کنار بگذاریم و تک کاری را تمرین کنیم.
۹. به برخی از درخواست‌های دیگران نه بگویید.
شاید یکی از سارقین اصلی زمان ما همین مورد باشد؛ مسئولیت‌پذیری بی‌دلیل! شاید شما هم اطرافتان افرادی را دیده باشید که از یک مهارت خاصی برخورد هستند. این افراد وقتی در جمع دوستان، آشنایان، فامیل یا همکاران قرار می‌گیرند مدام درخواست‌هایی را از دیگران می‌شنوند. این افراد احتمالاً نمی‌توانند اگر این درخواست‌ها در برنامه‌ریزی آنها جای نگیرد، به آن نه بگویند و آن را رد کنند؛ بنابراین طبق معمول آن را می‌پذیرند و یک کار به لیست کارهای خود اضافه می‌کنند.
البته توجه داشته باشید که منظور ما این نیست که به دیگران کمک نکنید! اتفاقاً این موضوع کمک به دیگران بسیار مهم است و توصیه‌شده است؛ اما بحث ما در اینجا حدی است که برای این موضوع در نظر گرفته می‌شود. وقتی این مسئله زیاد از حد شود و یک جورایی سو استفاده قلمداد شود می‌تواند زمان ما را به‌راحتی به سرقت ببرد.
پس بیاید از این لحظه حواسمان باشد که این سارق زمان، حتی‌الامکان کمتر به سراغ ما بیاید.
۱۰. استراحت کنید.
این قسمت از مقاله آموزش مدیریت زمان و تکنیک های آن شاید برایتان جالب باشد و حتی تعجب کنید که استراحت کردن یکی از تکنیک‌های مدیریت زمان است! اگر شما هم تعجب کردید تا پایان این بخش همراه ما باشید.
همان‌طور که قبلاً گفتیم برخی از افراد فکر می‌کنند بهره‌وری بیشتر یعنی همیشه مشغول کاری باشند. بدتر از آن این است که فکر کنند هم‌زمان باید چند کار را باهم انجام دهند؛ که دراین‌باره نیز توضیح دادیم.
ما برگردیم به همان همیشه مشغول انجام کاری بودن. شاید این افراد این‌طور فکر کنند که استراحت یا تفریح نوعی وقت تلف کردن به‌حساب بیاید و آن را در برنامه‌ریزی‌های خود لحاظ کنند. درصورتی‌که اصلاً این‌چنین نیست! استراحت و تفریح اصولی و به‌اندازه کافی ازآنجایی‌که به بازیابی ما کمک می‌کند، در گروه کارهای مهم قرار می‌گیرد.
پس بیایم از همین لحظه به هم یک قول بدهیم. اینکه استراحت‌های صحیح و به اندازه کافی را در برنامه‌ریزی خود، چه در برنامه‌ریزی کوتاه‌مدت و روزانه و چه در برنامه‌ریزی بلندمدت و سالیانه، بگنجانیم.
در این قسمت میخواهیم کمی جلوتر برویم و درباره سیستم‌های مدیریت زمان با شما صحبت کنیم.
۱. تکنیک مدیریت زمان با انجام کارها، GTD
در این قسمت از آموزش مدیریت زمان و تکنیک‌های مدیریت زمان به آموزش سیستم مدیریت زمان بهره‌وری بدون استرس یا GTD میپردازیم. این روش یکی از جامع‌ترین و حرفه‌ای‌ترین سیستم‌های مدیریت زمان و برنامه‌ریزی است.
این سیستم مدیریت زمان، با شعار «هنر بهره‌وری بدون استرس» به شما کمک می‌کند که ذهنتان را خالی کرده و آن را برای خلق ایده و نه نگهداری ایده حفظ کنید. با این روش و سیستم دیگر نگران این نخواهید بود که کاری را از دست بدهید و یا فراموش کنید.
هرچقدر از این سیستم مدیریت زمان GTD بگوییم کم گفته‌ایم! کافی است که آن را امتحان کنید.
این سیستم مدیریت زمان را می‌توانید در ۵ مرحله پیاده‌سازی کنید:
۱. ضبط کردن
در گام اول باید همه‌چیز را ضبط کنید؛ یعنی هر چیزی که به ذهنتان می‌آید شامل ایده‌ها، کارها، وظایف، رویدادها، قرار ملاقات‌ها، پروژه‌ها و هر چیز دیگری را وارد صندوق دریافت اپلیکیشن تان کنید. بدین ترتیب ذهنتان خالی می‌شود و همان‌طور که پیش‌تر گفتیم، ذهنتان را برای کاری مهم‌تر یعنی خلق ایده حفظ می‌کنید.
۲. فرایند
در گام دوم باید تصمیم بگیرید که درباره هر مورد باید چکاری انجام بدهید. دو حالت پیش خواهد آمد. این مورد یا قابل اقدام است و یا غیرقابل اقدام. اگر غیرقابل اقدام است می‌توانید تصمیم بگیرید که آن را آرشیو کنید، دور بیندازید و یا بگذارید پخته شود!
اگر هم که قابل اقدام است باید مشخص کنید که گام بعدی چیست. اگر که کمتر از ۵ دقیقه طول می‌کشد همان لحظه انجام دهید. یا اگر قابل‌واگذاری است و شرایطش را هم دارید آن را واگذار کنید. در غیر این صورت باید آن را به لیست مربوطه منتقل کنید.
۳. سازمان‌دهی
پس از فرایند، به سازمان‌دهی میرسیم. در سازمان‌دهی شما باید موارد را در لیست‌های مربوط به خود جای دهید. لیست‌هایی که به شما پیشنهاد می‌دهیم شامل لیست پروژه‌ها، اقدام‌ها، انتظار و دانه خواهد بود.
۴. بازبینی
باید به‌صورت هفتگی بازبینی را انجام دهید و بدین ترتیب لیست‌ها و موارد خود را به‌روزرسانی کنید.
۵. تعامل
قبل از شروع به کار و تعامل باید مطمئن شوید که زمینه مناسبی برای وظایف دارید.
۲. تکنیک مدیریت زمان با بولت ژورنال
بولت ژورنال یک سیستم برای مدیریت زمان و برنامه‌ریزی است. با کمک بولت ژورنال می‌توانید تمامی موارد، وظایف، رویدادها و یادداشت‌ها را بدون اینکه آنها را فراموش کنید، داشته باشید.
برای ساخت بولت ژورنال تنها به یک دفتر و یک خودکار نیاز دارید. البته شاید طراح‌ها زیبا و جذاب زیادی را از بولت ژورنال‌ها در اینترنت دیده باشید؛ اما در اینجا می‌خواهم تأکید کنم که لزومی بر این کار وجود ندارد. اگر شما یک فردی هستید که زیاد به این موارد علاقه ندارید به‌راحتی می‌توانید کارتان را با یک دفتر و خودکار آغاز کنید.
چگونه بولت ژورنالمان را بسازیم؟
یک بولت ژورنال از بخش‌های زیر تشکیل‌شده است:
۱. فهرست
اگر علاقه دارید که از فهرست استفاده کنید، باید صفحات را شماره‌گذاری کنید. بعدازآن می‌توانید به محتوای دلخواه دسترسی داشته باشید. برای ساخت فهرست کافی است که دو صفحه ابتدایی را خالی بگذارید و بالای آن بنویسید «فهرست». کار تمام است. فقط یادتان نرود که فهرستتان را مدام به‌روز کنید.
۲. آینده نگار
برای ساخت آینده نگار، به دو صفحه نیاز دارید که بعد از فهرست قرار می‌گیرد. وظایفی که در ماه جاری قرار ندارند در آینده نگار قرار می‌گیرند.
۳. ماه نگار
به صفحه خالی بعد از آینده نگارتان بروید. این قسمت محل ماه نگار شما خواهد بود. ماه نگار یک دید کلی از ماه جاری را به شما می‌دهد. برای ساخت ماه نگار باید دو صفحه اختصاص دهید. نام ماه را در هر دو صفحه یادداشت کنید. در صفحه سمت راست تقویم و در سمت چپ وظایف را بنویسید.
۴. روز نگار
برای این کار به صفحه خالی بعدی‌تان در بولت ژورنال برگردید و تاریخ امروز را بنویسید.
نکته مهم: به آموزش بیشتری درزمینه ساخت بولت ژورنال نیاز دارید؟ به مقاله آموزشی جامع ساخت بولت ژورنال مراجعه کنید.
پرفروش‌ترین کتاب‌های مدیریت زمان در آمازون
یک سوال مهم همه کسانی که به حوزه آموزش مدیریت زمان علاقه دارند این است که مهم ترین کتاب های آموزش مدیریت زمان کدامند؟ بنابراین تصمیم گرفتیم در این قسمت به این موضوع بپردازیم.
انجام کارها، هنر بهره‌وری بدون استرس، GTD
بی‌شک یکی از بهترین سیستم‌های در آموزش مدیریت زمان و برنامه ریزی همین روش GTD است. کتابی که شعارش این است: انجام کارها به بهترین شکل و باکم ترین استرس! پس شاید شما هم بخواهید که کارها وزندگی‌تان را به بهترین شکل مدیریت کنید و در نتیجه آن استرس‌تان را هم کاهش دهید.
اگر میخواهید که یک منبع کامل برای یادگیری این سیستم مدیریت زمان و برنامه‌ریزی داشته باشید، ما کتاب انجام کارها، هنر بهره‌وری بدون استرس، GTD را به شما پیشنهاد می‌کنیم.
این روزها نسخه ترجمه‌شده کتاب کمی سخت در بازار پیدا می‌شود؛ اما شما تلاشتان را بکنید. اگر که زبان انگلیسی‌تان هم در حدی خوب است که می‌توانید نسخه اصلی را مطالعه کنید، قطعاً توصیه ما همین کار است.
اصل گرایی
همه ما میدانیم در این وضعیت کنونی که هرج‌ومرج زیادی حکم فرماست، تشخیص اصل از فرع و به‌نوعی اصل گرایی موضوع بسیار مهمی است. در واقع منابع ما محدود است و ما باید برای استفاده بهتر از این منابع محدود، باید بتوانیم به اصل توجه کنیم و از فرعیات دوری کنیم.
اما اصل گرایی دقیقاً چیست و چگونه انجام می‌شود؟ چگونه باید اصل را بگیریم و فرع را رها کنیم؟ راه‌حل چیست؟ اگر شما هم به اهمیت این موضوع واقف هستید و میخواهید درباره آن بیشتر بدانید ما کتاب اصل گرایی نوشته گرگ مک کیون را به شما معرفی می‌کنیم.
شما می‌توانید نسخه فیزیکی این کتاب را از این لینک تهیه کنید و به نسخه الکترونیکی آن از طریق این لینک دسترسی داشته باشید.
کار عمیق
اغلب ما امروزه در این دنیای شلوغ و پر از هر و مرج بیش از پیش از اهمیت تمرکز آگاه هستیم. «کال نیوپورت» نویسنده کتاب کار عمیق، در این کتاب شیوه‌ای از کارکردن را به ما معرفی می‌کند که بسیار جالب‌توجه است. او این نحوه کار کردن را کار عمیق نام‌گذاری می‌کند؛ کاری که در مقابل کار کم‌عمق قرار می‌گیرد.
کار عمیق به کاری گفته می‌شود که با تمرکز کامل و با حداقل حواس‌پرتی انجام می‌شود؛ اما کار کم‌عمق اغلب تحت تأثیر حواس‌پرتی‌ها و مزاحمت‌های محیطی قرار می‌گیرد. اگر شما هم میخواهید بیشتر با کار عمیق آشنا شوید و این نوع کار را در زندگی خود به کار بگیرید، پیشنهاد ما مطالعه این کتاب است.
شما می‌توانید نسخه فیزیکی این کتاب را از این لینک و نسخه دیجیتال این کتاب را از این لینک تهیه و مطالعه کنید.
قورباغه را بخور!
اغلب ما که به حوزه آموزش مدیریت زمان علاقه‌مندیم، احتمالاً برایان تریسی را می‌شناسیم؛ نویسنده‌ای معروف و نام آشنا در جهان درزمینه موفقیت و رشد فردی. برایان تریسی کتابی بسیار معروف در حوزه مدیریت زمان دارد به نام قورباغه را بخور! شاید شما هم نام این کتاب را شنیده باشید.
ایده اصلی این کتاب این است که اگر شما یک روزی خوردن یک قورباغه جزو چک‌لیست کارهایتان باشد، شما باید به‌عنوان اولین کار در روز آن را انجام دهید. به‌عبارت‌دیگر باید چالش‌برانگیزترین کار روزتان را در ابتدای روز انجام دهید و تأثیرش را در ادامه روز ببینید.
اگر شما هم علاقه‌مند به مطالعه این کتاب معروف شده‌اید، می‌توانید نسخه فیزیکی این کتاب را از این لینک و نسخه دیجیتال این کتاب را از این لینک سفارش دهید و مطالعه کنید.
بعد از مطالعه خوشحال می‌شویم نظرتان را درباره این کتاب در قسمت نظرات همین پست بنویسید.
چک‌لیست
همان‌طور که احتمالاً موافق هستید بیشتر ما اغلب از چک‌لیست‌ها برای برنامه‌ریزی و مدیریت زمان خود استفاده می‌کنیم و این موضوع یک رکن اساسی در مدیریت زمان و برنامه‌ریزی ما شده است.
کتاب چک‌لیست نوشته آتول گوانده و با ترجمه مریم شبیری از نشر نوین موجود است که می‌توانید آن را از این لینک تهیه و مطالعه کنید. هم‌چنین می‌توانید این کتاب را از این لینک به‌صورت الکترونیکی مطالعه کنید.
اصل ۸۰/۲۰
یکی از اصول مدیریت زمان در دنیا همین قانون یا اصل ۸۰/۲۰ است. شاید برایتان جالب باشد بدانید که این قانون در سال ۱۹۸۵ توسط ویلفردو پارتو کشف شد. این اصل ابتدا در حوزه ثروت کشف شد و گفته شد که ۸۰ درصد ثروت در اختیار ۲۰ درصد جامعه است. بعداً این قانون توسعه داده شد و در تمامی زمینه‌ها کاربرد پیدا کرد.
اگر شما به این اصل علاقه‌مند شدید و میخواهید بیشتر از آن بدانید، می‌توانید نسخه فیزیکی این کتاب را از این لینک و نسخه دیجیتالی را از این لینک تهیه کنید و بعد از مطالعه نظرتان را برایمان بنویسید.
برنامه‌ریزی به روش بولت ژورنال
اگر با این روش آشنایی نداشته باشید، احتمالاً اولین سؤالی که بعد از مطالعه نام این کتاب به ذهنتان می‌رسد این است که بولت ژورنال دقیقاً چیست؟ در پاسخ می‌توان گفت که بولت ژورنال یک روش و سیستم برنامه‌ریزی و مدیریت زمان است که توسط رایدر کارول اختراع شد.
این روش در طول زمان توسط افراد دیگر توسعه داده شد و هم‌اکنون بهترین نسخه آن در اختیار ماست؛ اما نکته مهم درباره این روش این است که بسیار منعطف است و قابل شخصی‌سازی؛ بنابراین شما می‌توانید بسته به شرایط خودتان این روش را شخصی‌سازی کرده و استفاده کنید.
اگر مجذوب این روش شده‌اید می‌توانید نسخه فیزیکی این کتاب که ترجمه خانم زهرا نجاری است را از این لینک تهیه کنید و یا نسخه دیجیتال آن را از این لینک تهیه و مطالعه کنید.
باشگاه ۵ صبحی‌ها
شاید تاکنون شما هم درباره سحرخیزی، فواید آن و ارتباط با مدیریت زمان بهتر در طول روز مطالبی شنیده باشید. اگر میخواهید یک‌بار برای همیشه تکلیفتان را با این موضوع مشخص کنید، کتاب باشگاه ۵ صبحی‌ها می‌تواند گزینه خوبی باشد.
در این کتاب شما با سحرخیزی، فواید آن، تکنیک‌هایی برای آن آشنا خواهید شد که تأثیر زیادی در مدیریت زمان و برنامه‌ریزی شما در ادامه روز خواهد داشت.
اگر شما میخواهید این کتاب جذاب را مطالعه کنید، می‌توانید از این لینک به نسخه فیزیکی آن دسترسی داشته باشید و یا از این لینک نسخه دیجیتالی آن را مطالعه کنید و نظرتان را برایمان بنویسید.
۷ عادت مردمان مؤثر
اما میرسیم به یکی از بهترین کتاب‌های حوزه آموزش مدیریت زمان، رشد فردی و موفقیت و آن‌هم چیزی نیست جز ۷ عادت مردمان مؤثر. به‌شخصه این کتاب را خیلی دوست دارم و آن را جزو بهترین کتاب‌هایی که در عمرم خوانده‌ام قرار می‌دهم. این کتاب همواره جزو پرفروش‌ترین کتاب‌ها در دنیا بوده است.
همه ما به قدرت و اهمیت عادت در زندگی‌مان آگاه هستیم و میدانیم اگر میخواهیم کاری را بدون مشکل و با سختی کمتری انجام دهیم بهتر است آن را تبدیل به عادت کنیم. در این کتاب ۷ عادت مردمان مؤثر شرح داده می‌شوند تا ما با آگاهی از آنان بتوانیم یک گام به یک درصد برتر جامعه نزدیک‌تر شویم.
اگر شما هم با این توصیفات به این کتاب علاقه‌مند شدید، می‌توانید از این لینک نسخه فیزیکی کتاب را تهیه کنید و از این لینک نسخه دیجیتال را مطالعه کنید و در پایان نظراتتان را برایمان بنویسیم.
اپلیکیشن‌های مدیریت زمان
در این قسمت از مقاله آموزش مدیریت زمان و آموزش تکنیک‌های مدیریت زمان به معرفی اپلیکیشن‌های مدیریت زمان میپردازیم. همه ما احتمالاً دنبال یک‌چیز هستیم و آن افزایش بهره‌وری است. اگر نمی‌خواهیم که در فهرست کارها، وظایف، ایده‌ها و کلی موارد دیگر غرق نشویم، یکی از راه‌حل‌ها استفاده از برنامه‌های مدیریت زمان است.
۱. todoist
اولین اپلیکیشنی که معرفی می‌کنیم اپلیکیشن todoist است که توسط بیش از ۲۵ میلیون نفر نصب‌شده است. این نرم‌افزار در بسیار از پلتفرم‌ها عرضه‌شده است و این موضوع کار را برای شما آسان می‌کند. از طرفی، این اپلیکیشن مدیریت زمان ممکن است امکاناتی داشته باشد که برای بسیاری افراد اضافه‌تر از نیاز باشد. بااین‌حال این نرم‌افزار جزو بهترین و جامع‌ترین نرم‌افزارهای مدیریت زمان در دنیا است.
۲. toggl track
یکی دیگر از اپلیکیشن‌های مدیریت زمان، اپلیکیشن toggl track است. یک ویژگی مثبت این نرم‌افزار این است که برای حداکثر ۵ کاربر اکانت رایگان دارد. این اپلیکیشن مدیریت زمان این امکان را دارد که کارهای شما در طول روز و مدت‌زمانی که برای هریک اختصاص می‌دهید را ردیابی کند و در پایان روز به شما بگوید که بیشترین زمان را روی کدام‌یک از کارها می‌گذارید.
۳. Time Tree
این اپلیکیشن رایگان است و در چندین پلتفرم کار می‌کند. از قابلیت‌های خوب این اپلیکیشن مدیریت زمان این است که برای خانواده‌هایی مناسب است که می‌خواهند برنامه‌های همه افراد را در یک جای واحد نگهداری کنند. هدف از ساخت اپلیکیشن مدیریت زمان Time Tree این است که همه تقویم‌های کاری را در یک مکان واحد برای شما جمع‌آوری کند؛ که البته در این کار موفق نیز بوده است و شما به‌راحتی می‌توانید از این ویژگی اپلیکیشن استفاده کنید.
۴. trello
اپلیکیشن ترلو یکی از معروف‌ترین اپلیکیشن‌های مدیریت زمان، بهره‌وری و پروژه است. شاید شما هم اسمش را شنیده باشید؛ اما چرا این نرم‌افزار این‌قدر معروف و محبوب است؟ نسخه رایگان آن ویژگی‌های زیاد و متنوعی ارائه می‌کند. بسیار قابل تنظیم و شخصی‌سازی است و با پلتفرم‌های دیگر مانند google drive و DropBox قابل ادغام است.
بنابراین اگر تیمی دارید و به‌صورت گروهی کار می‌کنید، Trello برای شما ساخته‌شده است. با استفاده از Trello می‌توانید پروژه‌ها و وظایف را در یک نگاه مدیریت کنید. ترلو ازنظر بصری نیز نرم‌افزار جذابی است و با کدگذاری رنگ‌ها یک نمای جذاب را به شما ارائه می‌کند.
۵. Remember the Milk
بیشتر از ۱۵ سال از شروع کار این اپلیکیشن مدیریت زمان می‌گذرد؛ بنابراین یکی از قابل‌اعتمادترین برنامه‌های مدیریت زمان محسوب می‌شود. هم‌چنین این اپلیکیشن در پلتفرم‌های مختلف قابل‌استفاده است و شما مشکلی از این نظر نخواهید داشت. بسیاری از کاربران نیازهای خود را از طریق نسخه رایگان مرتفع می‌سازند اما با این وجود نسخه پولی این اپلیکیشن مدیریت زمان نیز موجود است که ویژگی‌های بیشتری دارد.
نتیجه‌گیری درباره بهترین اپلکیشین مدیریت زمان
در قسمت پایانی مقاله آموزش مدیریت زمان میخواهیم به این موضوع اشاره کنیم که بهترین اپلیکیشن مدیریت زمان کدام است؟
شما چه فردی باشید که برای بهره‌وری شخصی نیاز به برنامه‌های مدیریت زمان داشته باشد، چه یک گروه کاری باشید که برای مدیریت کارها و پروژه‌های کاری نیاز به یک اپلیکیشن داشته باشید و چه یک خانواده باشد که نیاز دارد تمامی تقویم‌ها را در یک تقویم جمع‌آوری کند، نیاز به شناخت بهترین اپلیکیشن مدیریت زمان در این حوزه را دارید.
اینکه بهترین اپلیکیشن این لیست کدام است به نیازهای شما بستگی دارد و شما هستید که مشخص کنید کدام‌یک برای شما بهتر است؛ اما به‌هرحال ما نظر خودمان را نیز میگوییم که در هر یک از حالت‌ها کدام اپلیکیشن مدیریت زمان کارایی بهتری دارد.
اگر نظر ما را بخواهید، درمجموع، شاید اپلیکیشن todoits بهترین اپلیکیشن مدیریت زمان این لیست باشد. آن‌هم به خاطر ویژگی‌های منحصربه‌فردی که در زمان توضیح این نرم افزار ارائه کردیم؛ اما اگر دنبال نرم‌افزاری هستید که برای برنامه کاری‌تان مناسب باشد، ما نرم‌افزار toggl track را انتخاب می‌کنیم. از طرفی اگر به دنبال یک اپلیکیشن مدیریت زمان برای زندگی شخصی خود هستید ما اپلیکیشن Time Tree را معرفی می‌کنیم؛ اما اگر یک گروه هستید و به‌صورت گروهی کار می‌کنید و به دنبال مدیریت کارها و پروژه‌هایتان هستید، ما trello را پیشنهاد می‌کنیم؛ و درنهایت اگر به دنبال یک اپلیکیشن مدیریت زمان برای پلتفرم‌های چندگانه هستید، ما نرم‌افزار Remember the Milk را به شما پیشنهاد می‌دهیم. پس انتخاب با شما!
بهترین درمجموع: Todoist
بهترین برای برنامه کاری: Toggl Track
بهترین برای زندگی شخصی: TimeTree
بهترین برای چند نفر: Trello
بهترین پلتفرم‌های چندگانه: Remember the Milk
یادگیری پرکنده دیگر کافی است؛ مدیریت زمان را طبق نقشه راه یاد بگیرید!
یادگیری پراکنده دیگر کافی است. ما برای شما یک «نقشه راه تسلط بر مدیریت زمان» طراحی کردیم تا شما بتوانید به صورت گام به گام و منظم در این زمینه مطالعه کنید. شما می‌توانید از طریق کلیک بر روی تصویر زیر، به این نقشه راه ارزشمند، به صورت «رایگان» دسترسی داشته باشید!
نویسنده این مقاله، علی مددی کاهکش، بنیان‌گذار مجموعه آموزشی زیر صفر، دارای مدرک مبتنی بر «روانشناسی مثبت و کوچینگ» از North Star Success Inc کانادا و نویسنده کتاب «۵ راز انسان‌های فوق موفق» است.
نظرات