در این مقاله آموزشی قصد داریم تا شما را ماتریس آیزنهاور که یکی از تکنیک‌های مهم در مدیریت زمان است آشنا کنیم. از آنجایی که اولویت‌بندی کارها در مدیریت زمان بسیار مهم است، تصمیم گرفتیم که در یک مقاله مستقل به این موضوع بپردازیم.
اهمیت اولویت‌بندی کارها
یکی از نکات مهم در مدیریت زمان این است که ماقبل از استفاده از تکنیک‌های آن، یک گام عقب‌تر بیاییم و ببینیم که اصلا روی کار درستی تمرکز کرده‌ایم یا خیر. آیا در این برهه زمانی کار مهم‌تری برای انجام دادن وجود دارد که حین انجام آن از تکنیک‌های مدیریت زمان استفاده کنیم یا خیر.
اینجا است که بحث اولویت‌بندی کارها بیش از پیش مهم می‌شود. برای اولویت‌بندی کارها، تکنیک‌های مختلفی وجود دارد که یکی از این تکنیک‌ها، ماتریس آیزنهاور است.
در این مقاله آموزشی به‌طور کامل به توضیح این تکنیک خواهیم پرداخت. پس تا انتها با ما همراه باشید و اگر سوالی داشتید در قسمت دیدگاه‌ها مطرح کنید تا در سریع‌ترین زمان ممکن پاسخ خود را دریافت کنید.
ماتریس آیزنهاور چیست؟
دوایت دی آیزنهاور، سی و چهارمین رئیس‌جمهور ایلات متحده آمریکا و ژنرال در جنگ جهانی دوم، ایده را ارائه کرد که بعدا ماتریس آیزنهاور نامیده شد.
قبل از توضیح ماتریس آیزنهاور بهتر است به توضیح درباره دو نوع کار بپردازیم. کار مهم و کار فوری.
کار مهم
کار مهم کاری است که برای ما از درجه اهمیت بالایی برخورد است. این کار معمولا جزو ارزش‌ها و اهداف ماست و در بلندمدت به ما کمک زیادی می‌کند. اگر به این نوع از کارها توجه ای نکنیم معمولا در بلندمدت به ما ضربه زیادی وارد می‌شود.
مثلا شاید مطالعه بهترین کارها حوزه کسب‌وکار یا شرکت در وبینارهای آموزشی مدیریت برای یک مدیر جزو کارهای مهم باشد.
کار فوری
کار فوری به کاری گفته می‌شود که نیازمند توجه در لحظه است. این کار باید به‌صورت فوری و سریع انجام شود. به‌عنوان مثال تلفنی که زنگ می‌خورد یا پاسخ به ایمیلی که برایمان آمده می‌تواند نمونه‌ای از کار فوری باشد.
حال که با کار مهم و کار فوری آشنا شدیم، سراغ اصل مطلب می‌رویم تا ببینیم ماتریس آیزنهاور یا ماتریس کاوی دقیقا چه می‌گوید.
طبق این ماتریس کارهای ما کلا به 4 دسته قابل تقسیم‌بندی هستند.
1. کارهای مهم و فوری (آن‌ها را انجام دهید.)
اولین دسته کارها کارهای مهم و فوری هستند. کارهایی که هم متناسب با ارزش‌ها و اهداف ما است و هم از فوریت بالایی برخوردار هستند. این نوع کارها معمولا همان کارهای مهمی هستند که گاها به خاطر کم‌توجهی ما فوریت پیداکرده‌اند.
مثلا پروژه کاری که 6 ماه فرصت داشتید تحویل بدهید برای شما مهم است اما به علت مشکلاتی در این یک ماه باقی‌مانده برای شما تبدیل به یک کار فوری نیز شده است. این گروه از کارها را باید در اولویت بالایی در میان کارهایتان قرار دهید و به آن‌ها رسیدگی کنید.
2. کارهای مهم و غیر فوری (برنامه‌ریزی کنید.)
دومین دسته کارها کارهایی هستند که مهم‌اند اما فوری نه. این کارها در بلندمدت بسیار به ما در مسیر رسیدن به اهداف کمک می‌کنند. مثل شرکت در همایش‌های توسعه فردی یا ورزش کردن. شاید همین الان فوریت نداشته باشند اما مهم‌اند.
شما باید در برنامه‌ریزی‌ها و اولویت‌بندی کارهایتان نگاه ویژه‌ای به این کارها داشته باشید و حتما به این نوع کارها به عنوان یک کار با اولویت بالا نگاه کنید. این کار را انجام دهید و در بلندمدت نتیجه‌اش را ببینید.
در ضمن بازهم تاکید می‌کنم که اگر این کارها را در برنامه کاری‌تان قرار ندهید کم‌کم به دسته یک کارها وارد می‌شوند و به شما فشار و استرس وارد خواهند کرد.
3. کارهای غیر مهم و فوری (واگذار کنید.)
سومین دسته کارها، کارهای غیر مهم و فوری‌اند. کارهایی که انجام دادن یا ندادنشان تاثیر چندانی ندارد اما به هر حال فوری هستند؛ مثلا تلفنی که زنگ می‌خورد یا ایمیلی که باید پاسخ داده شود از این نوع کارها هستند.
یکی از بهترین واکنش‌هایی که می‌توان نسبت به این دسته از کارها داشت، واگذاری آن‌ها در صورت امکان به شخصی دیگر است.
4. کارهای غیر مهم و غیر فوری (حذف کنید.)
و در نهایت چهارمین گروه کارها، کارهای غیر مهم و غیر فوری هستند. می‌توان گفت این دسته از کارها به نوعی اتلاف وقت است. کارهایی مانند بودن بیش‌ازحد و بی‌دلیل در شبکه‌های اجتماعی و چک کردن سایر افراد یا مثلا 7 ساعت تلویزیون نگاه کردن در یک روز از این نوع کارها محسوب می‌شوند.
البته منظور ما این نیست که کلا در شبکه‌های اجتماعی حضور نداشته باشید و یا تلویزیون نگاه نکنید. شاید بسیاری از کسب‌وکارها امروزه بر مبنای شبکه‌های اجتماعی بنا شده باشند. منظور ما استفاده از آن‌ها به‌صورت بی‌رویه و بیش‌ازحد است؛ طوری که دیگر اتلاف وقت محسوب شود. شما باید تا میتوانید از این گروه کارها دوری و آن‌ها را حذف کنید.
شاید بپرسید استراحت و تفریح جزو کدام گروه کارهاست؟
این سوال مهمی است. برخی افراد فکر می‌کنند که استراحت و تفریح جزو گروه چهارم یعنی کارهای غیر مهم و غیر فوری است. در صورتی که این موضوع غلط است.
استراحت و تفریح و بازآفرینی اصولی و صحیح قطعا جزو کارهای مهم است. همان‌طور که خودتان میدانید، اگر استراحت و تفریح به اندازه کافی وجود نداشته باشد بازدهی ما به شدت کاهش پیدا می‌کند؛ بنابراین به این نکته به شدت دقت کنید.
مثال برای ماتریس آیزنهاور
بیاید در این قسمت با هم مثال‌هایی از هر یک از دسته‌بندی کارها را با هم بررسی کنیم.
نمونه‌هایی از وظایفی که ممکن است در دسته اول کارها (مهم و فوری) قرار بگیرند.
تا پایان امشب برای وب‌سایتتان یک مقاله بنویسید.
یک پروژه کاری را به پایان برسانید و تحویل دهید.
نمونه‌هایی از وظایفی که ممکن است در دسته دوم کارها (مهم و غیر فوری) قرار بگیرند.
در یک دوره آموزشی بلندمدت بهبود فردی ثبت‌نام کنید.
در یک کارگاه آموزشی حضوری شرکت کنید.
نمونه‌هایی از وظایفی که ممکن است در دسته سوم کارها (غیر مهم و فوری) قرار بگیرند.
پاسخ به تلفنی که زنگ می‌خورد.
پاسخ به ایمیل مشتری ناراضی.
نمونه‌هایی از وظایفی که ممکن است در دسته چهارم کارها (غیر مهم و غیر فوری) قرار بگیرند.
دیدن 7 قسمت پشت سر هم از یک سریال
گشت‌وگذار بی‌دلیل در خیابان به همراه دوستان
توصیه مهم: اگر به بحث مدیریت زمان و تکنیک‌های آن علاقه دارید، ما به شما مقاله جامع آموزش مدیریت زمان را پیشنهاد می‌کنیم.
مسیر توسعه فردی شما ادامه دارد...
یادگیری پراکنده دیگر کافی است؛ ما برای شما «نقشه راه تسلط بر مدیریت زمان» طراحی کرده‌ایم. شما میتوانید با دسترسی رایگان به این نقشه راه، مراحل اصولی یادگیری مدیریت زمان را فرا بگیرید. برای مراجعه به این نقشه راه، روی این لینک کلیک کنید.
